VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ A DAŇOVÉ EVIDENCE A PRO DOPLŇKOVÉ SLUŽBY (VOP)

Pro vedení účetnictví a daňové evidence platí smluvní ujednání mezi zpracovatelem a objednatelem (tj. Smlouva o vedení účetnictví, daňové evidence a doplňkových službách, dále i smlouva) a tyto Všeobecné obchodní podmínky pro vedení účetnictví a daňové evidence a pro doplňkové služby (dále i VOP), bez zřetele na formu uzavření smlouvy.

Používá-li se v textu těchto VOP slovo účetnictví, má se za to, že se pravidlo, povinnost nebo právo přiměřeně aplikuje i pro daňovou evidenci.

Společnost s ručením omezeným ODYSSEIA poskytuje služby na základě udělených živnostenských oprávnění pro objednatele na základě písemné smlouvy, písemné nebo e-mailové objednávky.

ODYSSEIA s.r.o., IČO: 25933477, DIČ: CZ25933477, se sídlem U Krematoria 2622, 530 02 Pardubice, zapsaná do obchodního rejstříku vedeného Krajským soudem v Hradci Králové, do oddílu C, vložka 15684, dne 27. ledna 2000, je označována ve smlouvě i těchto VOP jako zpracovatel.

Druhou stranou smlouvy je objednatel.

Objednatel je konkrétně vymezen až ve smlouvě. Případné změny v údajích, které jsou uvedeny v záhlaví smlouvy, je objednatel povinen písemně oznámit zpracovateli, a to bez zbytečného odkladu.

Pokud je ve smlouvě nebo jinde v textu uvedeno „bez zbytečného odkladu“ nebo „včas“, má se za to, že se jedná o lhůtu v délce trvání 15 kalendářních dnů, která počíná běžet první den po dni, během kterého došlo k předmětné události.

Fakturačním obdobím je období, za které se služby poskytované zpracovatelem fakturují. Není-li ve smlouvě stanoveno jinak, je fakturačním obdobím kalendářní měsíc.

Daně jsou povinné, zákonem uložené platby do veřejných rozpočtů. Pojem „daně“ pro účely těchto VOP zahrnuje daně, poplatky, odvody, zálohy na tyto platby, zajištění daně, cla a odvody za porušení rozpočtové kázně, které jsou příjmem veřejných rozpočtů.

Příslušenstvím daně se rozumí penále, zvýšení daně, náklady daňového řízení, úroky a pokuty uložené podle daňových zákonů.

Správci daně jsou územní finanční orgány a další správní i jiné státní orgány České republiky, jakož i orgány obcí v České republice věcně příslušné podle zvláštních zákonů ke správě daní.

Škodou se rozumí majetková újma objednatele, která mu vznikla v souvislosti s činností zpracovatele v rámci uzavřené smlouvy. Škodou není daň dodatečně vyměřená objednateli správcem daně.

Odvody jsou platby do státního rozpočtu, jejichž výši a způsob placení upravují zvláštní zákony o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a platby upravené zvláštními zákony o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, jejichž příjemci jsou zdravotní pojišťovny.

Plná moc je důkazem existence zastoupení. Jde o právní jednání objednatele, kterým prohlašuje vůči třetím osobám, že zmocnil zpracovatele k tomu, aby ho v dohodnutém rozsahu zastupoval. Pro daňové řízení lze plnou moc platně udělit písemně nebo ústně do protokolu u správce daně.

Pojištěním se rozumí pojištění odpovědnosti zpracovatele za škodu, která by mohla vzniknout v souvislosti s výkonem jeho činnosti v rámci uzavřené smlouvy.

Daňové přiznání (dále i přiznání) je vyjádřením povinnosti daňového subjektu uvést sám správci daně výši svého daňového základu a až na výjimky si daň sám vypočítat. Má-li objednatel nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku nebo má zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, je povinen podání přihlášky k registraci, oznámení o změně registračních údajů, řádného daňového přiznání a dodatečného daňového přiznání, hlášení a vyúčtování učinit pouze elektronicky, datovou zprávou.

Za pojem zásoby se pro účely těchto VOP považuje: materiál, režijní materiál evidovaný, zboží, výrobky a nedokončená výroba.

Odměna zpracovatele je smluvní cena stanovená dohodou smluvních stran (tj. zpracovatele a objednatele). Cena za služby ujednaná v individuální smlouvě, kterou uzavře zpracovatel s objednatelem, je měsíční paušální částka.

Paušální částkou se rozumí pevně stanovená a pravidelně (měsíčně) fakturovaná částka za služby. Povinnost uhradit cenu za službu, která je stanovená paušální částkou, vzniká objednateli bez ohledu na to, zda zpracovatel v daném měsíci vykonal nějakou činnost ze smlouvy.

Při rozhodování o významnosti či nevýznamnosti položky se přihlíží ke všem okolnostem, zejména k charakteru dané položky a její výši vzhledem k obratu, vlastnímu kapitálu a výsledku hospodaření před zdaněním. Pokud částka položky přesáhne 1 % obratu, 2 % vlastního kapitálu nebo 10 % výsledku hospodaření před zdaněním, považuje se tato položka obvykle za významnou a v souladu s tím se také posuzuje. Za významné je vždy považováno to, co je ve smlouvě jako významné sjednáno.

Společnost s ručením omezeným ODYSSEIA je v souladu se zákonem č. 121/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, pořizovatelem databáze a má právo na vytěžování celého obsahu databáze nebo její kvalitativně nebo kvantitativně podstatné části a právo udělit jinému oprávnění k výkonu tohoto práva. Vytěžováním se rozumí trvalý nebo dočasný přepis (opis) celého obsahu databáze nebo jeho podstatné části na jiný podklad, a to jakýmikoli prostředky nebo jakýmkoli způsobem.

Zpracovatel se zavazuje k poskytování služeb v souladu s předpisy platnými v daném čase na území České republiky.

Zpracovatel se zavazuje vést objednateli účetnictví týkající se jeho podnikatelské činnosti. Zpracovatel je povinen účetnictví vést v zadaném rozsahu v souladu s aplikovatelnými právními předpisy, s vynaložením všech svých odborných schopností tak, aby co nejlépe vyhovovalo zákonným požadavkům a potřebám objednatele. Pokud by pokyny objednatele mohly narušit řádné vedení účetnictví, je zpracovatel povinen objednatele na tuto skutečnost upozornit; pokud objednatel na svých pokynech i nadále trvá, jsou pro zpracovatele závazné, předá-li je objednatel zpracovateli písemně ve formě příkazu k zaúčtování nebo příkazu k provedení požadovaného pokynu. V takovém případě však zpracovatel nenese odpovědnost za způsobenou škodu, která by takovýmto příkazem mohla vzniknout.

V případě zjevného porušení nebo hrubého zanedbání povinností zpracovatelem, které mu plynou ze závazků uvedených ve smlouvě, má objednatel nárok na okamžité a bezúplatné odstranění vad a nesprávností a dále na náhradu škody, která objednateli tímto výše uvedeným jednáním zpracovatele prokazatelně vznikla.

Zpracovatel odpovídá za správné zaúčtování všech předaných dokladů z hlediska zákona o účetnictví a dalších souvisejících zákonů, provedené součty a veškeré účetní operace, včetně odpisů dlouhodobého majetku. Zpracovatel je povinen včas upozornit objednatele na věcné nedostatky a nesprávnosti v předaných dokladech. Takové doklady má právo objednateli vrátit k doplnění nebo opravě nezaúčtované.

Zpracovatel odpovídá za včasné vyhotovení dokladů, výkazů a dalších dokumentů, které se zavázal provádět ve smlouvě, které jsou vázány ze zákona termínem odevzdání a úhrady, a ke kterým zpracovatel obdržel od objednatele v termínu potřebné podklady.

Zpracovatel neodpovídá za pozdní úhrady nebo chybné platby daní, pojištění a ostatních úhrad objednatele.

Zpracovatel neodpovídá za výsledky zpětně vzhledem k již vyhotoveným výkazům v případě opožděného předání dokladů, resp. podkladů. Dále zpracovatel nenese odpovědnost za doklady, resp. podklady předané zpět objednateli.

Zpracovatel se zavazuje zachovávat obchodní tajemství objednatele. Zpracovatel se zavazuje k mlčenlivosti a nezneužití informací, podkladů a skutečností, o nichž se během poskytování služeb dozvěděl.

Zpracovatel je oprávněn neplnit svou povinnost ze smlouvy v případě, pokud objednatel neuhradil v době splatnosti sjednanou cenu (paušální částku) za služby, nebo pokud zpracovatel eviduje u objednatele jiné své neuhrazené pohledávky po splatnosti. Objednatel v takovém případě nese plnou odpovědnost za pozdní podání, resp. pozdní úhrady daní a jiných plateb.

Zpracovatel se v rámci sjednaných služeb, a pouze po dobu trvání individuální smlouvy mezi ním a objednatelem, zavazuje:

1. A.Vést účetní knihy v případech:
   1. a)daňová evidence, v členění peněžní deník, knihy analytické evidence;
   2. b)účetnictví, v členění účetní deník, hlavní kniha, knihy analytické evidence.
2. B.Provádět zápisy do účetních knih.
3. C.Zpracovat roční účetní závěrku v termínu do 31. března, resp. do 30. června následujícího kalendářního roku, a to za předpokladu předání veškerých účetních podkladů, dokladů a písemností objednatelem podle čl. IV odst. 3 těchto VOP. Právě uvedené neplatí v případě, že individuální smlouva uzavřená mezi zpracovatelem a objednatelem zanikla ještě před datem uvedeným v předchozí větě. V takovém případě pak není zpracovatel povinen zpracovat roční účetní závěrku.

Zpracovatel se v rámci sjednaných služeb, tj. i zpracování mezd a personalistiky, zavazuje:

1. A.zpracovávat mzdy k výplatám;
2. B.vést mzdové listy;
3. C.zpracovávat a odevzdávat přehledy sociálního a zdravotního pojištění;
4. D.zpracovávat podklady pro výplatu mezd;
5. E.zpracovávat formulář pro výplatu státní sociální podpory;
6. F.vystavovat potvrzení o zdanitelných příjmech;
7. G.vystavovat potvrzení o výdělku pro účely zaměstnanců (spořitelny, soudy apod.);
8. H.zajišťovat přihlášky a odhlášky pracovníků k pojištění;
9. I.zajišťovat výpočet zákonného pojištění objednatele včetně projednání na příslušné pojišťovně;
10. J.evidovat čerpání dovolené;
11. K.vést evidenční list důchodového pojištění;
12. L.provádět roční zúčtování daně;
13. M.vystavovat potvrzení o délce zaměstnání;
14. N.vést předepsanou evidenci pracovní neschopnosti;
15. O.vypracovat roční vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně a vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti.

Zpracovatel se v rámci sjednaných služeb zavazuje vést v případě obsluhy datové schránky objednatele:

1. A.elektronickou komunikaci prostřednictvím datové schránky (dále i DS) s orgány státní správy, se správou sociálního zabezpečení a s příslušnými zdravotními pojišťovnami, a to v přímé souvislosti se sjednanými službami;
2. B.upozornit objednatele e-mailem nebo telefonicky na příchozí zprávy z DS, které svým určením nespadají do kategorie předchozího písmene.

Objednatel je povinen předat zpracovateli věci a informace, jež jsou nutné ke správnému výkonu činnosti zpracovatele uvedené ve smlouvě. Objednatel je povinen poskytnout zpracovateli veškeré informace a podklady potřebné k vedení účetnictví a tyto materiály na žádost zpracovatele doplnit či upřesnit, umožnit zpracovateli kontakt se svými zaměstnanci či jinými osobami a přístup k jiným podkladům a skutečnostem, to vše v rozsahu nutném či užitečném pro řádné vedení účetnictví.

Objednatel má povinnost poskytnout výše uvedené podklady a informace vždy včas a pravidelně bez zbytečného odkladu, nejméně jedenkrát měsíčně. Není-li dále v těchto VOP stanoveno jinak, pak lhůta pro dodání podkladů činí 10 dnů ode dne následujícího po posledním dni zdaňovacího období.

Lhůta pro dodání všech podkladů objednatelem zpracovateli k sestavení všech typů přiznání se stanoví na 5 týdnů před zákonným termínem podání takového přiznání, vyjma přiznání k dani z přidané hodnoty a přiznání k dani silniční.

Lhůta pro dodání podkladů objednatelem zpracovateli pro účely sestavení daňového přiznání k dani z přidané hodnoty činí 10 dnů ode dne následujícího po posledním dni zdaňovacího období.

Lhůta pro dodání podkladů objednatelem zpracovateli pro účely sestavení daňového přiznání k dani silniční činí 15 dnů ode dne následujícího po posledním dni zdaňovacího období.

Lhůta pro dodání podkladů pro výpočet mezd se stanovuje na 5 dnů před řádným výplatním termínem objednatele.

Nedodá-li objednatel všechny doklady potřebné ke správnému zaúčtování nebo sestavení přiznání a ostatních podání včas, není zpracovatel povinen dodržet zákonem stanovený termín podání takového přiznání.

Předání dokladů zpracovateli lze učinit osobně doručením dokladů do sídla zpracovatele, případně zasláním prostřednictvím jiného veřejného doručovatele (např. Česká pošta, kurýr nebo jiný poskytovatel doručovacích služeb), anebo elektronicky na adresu zpracovatele uvedenou ve smlouvě. Právě uvedené platí pouze za předpokladu, že zpracovatel nestanoví pro objednatele jiný způsob doručování, resp. předávání dokladů.

Objednatel odpovídá za věcnou náplň a náležitosti účetních dokladů a za jejich časovou příslušnost.

Za zaúčtování dokladů dodaných po uplynutí smluvené doby je zpracovatel oprávněn si účtovat přirážku za expresní zpracování dat ve výši 25 %.

Objednatel je povinen k 31. 12. běžného roku provést inventury majetku a závazků a za jejich stav odpovídá. Inventuru peněžních prostředků v hotovosti provede objednatel čtyřikrát ročně, a to v termínech 31. 3., 30. 6., 30. 9. a 31. 12. Protokoly o provedených fyzických inventurách předá objednatel zpracovateli v termínech předání dokladů k zaúčtování tak, aby mohlo být provedeno porovnání s účetním stavem (inventarizace).

Objednatel je povinen si převzít přiznání, resp. hlášení k podpisu a jejich předání na finanční úřad, správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, jakož i podklady pro výplatu mezd tak, aby mohly být dodrženy všechny lhůty pro jejich předání nebo odeslání a úhradu. Na žádost objednatele je možné tyto dokumenty předat diskrétně objednateli prostřednictvím jiného veřejného doručovatele, anebo prostřednictvím prostředků elektronické komunikace.

Objednatel v plné míře odpovídá za splnění všech svých oznamovacích a registračních povinností.

Objednatel je povinen upozornit zpracovatele zejména na veškerá nebezpečí související s výkonem dané činnosti, s případnou odpovědností za škody ze strany objednatele, na běh zákonných a jiných lhůt apod.

Objednatel je povinen poskytovat zpracovateli nezbytnou součinnost potřebnou pro řádné vyřízení a hladký průběh záležitostí a činností, které jsou předmětem uzavřené smlouvy.

Objednatel je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozví v souvislosti s plněním této smlouvy, a to i po skončení této smlouvy. Jedná se zejména o poměry subjektu jak osobní, tak i související s podnikáním.

Objednatel je povinen zajistit pro zpracování účetnictví originály dokladů s těmito náležitostmi:

1. A.označení osoby, která uskutečňuje plnění,
2. B.daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,
3. C.označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
4. D.daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
5. E.evidenční číslo daňového dokladu,
6. F.rozsah a předmět plnění,
7. G.den vystavení daňového dokladu,
8. H.den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
9. I.jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
10. J.základ daně,
11. K.sazbu daně,
12. L.výši daně; tato daň se uvádí v české měně,
13. M.odkaz na příslušné ustanovení zákona o dani z přidané hodnoty, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,
14. N.„vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
15. O.„daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Pro uplatnění nároku na odpočet daně z přidané hodnoty je objednatel povinen mít daňový doklad, včetně vyznačení dne, kdy tento daňový doklad obdržel.

V případě opravných daňových dokladů, vydaných nebo přijatých, je objednatel povinen zajistit potvrzení převzetí těchto opravných daňových dokladů.

Objednatel je povinen předávat pro zpracování účetnictví originály dokladů v členění:

1. A.přijaté faktury doloženy soupisem, a to takto:
   1. a)číslo dokladu;
   2. b)interní číslo dokladu;
   3. c)datum uskutečnění zdanitelného plnění;
   4. d)datum splatnosti;
   5. e)celková výše závazku v Kč nebo v cizí měně;
   6. f)odkaz na číslo příjemky, pokud se jedná o materiál, zboží nebo subdodávky evidované ve skladové evidenci.
2. B.vydané faktury doloženy soupisem, a to takto:
   1. a)číslo dokladu;
   2. b)datum uskutečnění zdanitelného plnění;
   3. c)datum splatnosti;
   4. d)celková výše pohledávky v Kč nebo v cizí měně.
3. C.stornované vydané faktury a doložit je soupisem;
4. D.vydané opravné daňové doklady a doložit je soupisem;
5. E.neobsazená čísla vydaných faktur a doložit je soupisem;
6. F.bankovní výpisy v úplné řadě dle jednotlivých bank a doložit je soupisem;
7. G.pokladní příjmové doklady a doložit je kopií pokladní knihy, dle jednotlivých pokladen včetně pokladen valutových;
8. H.pokladní výdajové doklady a doložit je kopií pokladní knihy, dle jednotlivých pokladen včetně pokladen valutových;
9. I.příjemky zásob na sklad, pokud je účtováno způsobem A, a doložit je soupisem příjemek;
10. J.výdejky zásob ze skladu, pokud je účtováno způsobem A, a doložit je soupisem výdejek;
11. K.interní účetní doklady (např. smlouvy o finančním a operativním nájmu movitých nebo nemovitých věcí, smlouvy o nájmu nebytových prostor, smlouvy o dílo, smlouvy zprostředkovatelské, smlouvy o reklamě, splátkové kalendáře leasingových a úvěrových smluv včetně nových, doklady o použití vystavené podle zákona o dani z přidané hodnoty apod.);
12. L.jednotné správní doklady (dále jen JSD) osvědčující vývoz nebo dovoz zboží, výrobků, popř. služeb objednatele a doložit je soupisem JSD.

Objednatel odpovídá za věcnou a formální správnost účetních dokladů z hlediska zákona o účetnictví a zákona o dani z přidané hodnoty a odpovídá za jednoznačné určení účelu účetní operace. K tomuto účelu schválí, potvrdí razítkem a podepíše osobou k tomu oprávněnou:

1. A.faktury přijaté;
2. B.faktury vydané;
3. C.interní účetní doklady;
4. D.pokladní doklady za hotové;
5. E.zjednodušené daňové doklady.

Objednatel odpovídá za vyloučení duplicity předaných dokladů, resp. podkladů.

Objednatel se zavazuje dodávat včas podklady pro uplatnění slevy na dani.

Objednatel je povinen předávat doklady určené pro zpracování evidence mezd v následujícím členění:

1. A.doklad o počátku a ukončení dočasné pracovní neschopnosti;
2. B.potvrzení o návštěvách u lékaře a dalších překážkách v práci (např. svatba, pohřeb, stěhování apod.);
3. C.vyúčtování stravného poskytnutého zaměstnavatelem za běžný měsíc, včetně celkového součtu stravného poskytnutého zaměstnavatelem za všechny zaměstnance celkem;
4. D.interní podklad pro zpracování mezd, a to v následujícím členění:
   1. a)jméno a příjmení zaměstnance;
   2. b)středisko;
   3. c)základní mzdový tarif;
   4. d)odměna k základnímu mzdovému tarifu;
   5. e)mimořádná odměna k základnímu mzdovému tarifu;
   6. f)počet dnů vybrané řádné dovolené;
   7. g)počet dnů proplacené řádné dovolené;
   8. h)počet pracovních dnů nemoci;
   9. i)počet dnů překážek v práci;
   10. j)výše měsíční vyplacené zálohy s doplněním čísla účetního dokladu, kterým byla záloha proplacena;
   11. k)datum nástupu nového zaměstnance;
   12. l)datum výstupu zaměstnance;
   13. m)počet odpracovaných hodin u dohod konaných mimo pracovní poměr;
   14. n)hrubá mzda za dohody konané mimo pracovní poměr.

Dohody konané mimo pracovní poměr musí obsahovat veškeré formální náležitosti včetně druhu vykonávané práce.

Při nástupu nového zaměstnance je objednatel povinen předložit do 5 dnů od jeho nástupu:

1. a)pracovní smlouvu;
2. b)zápočtový list z předcházejícího zaměstnání, popř. potvrzení z úřadu práce;
3. c)daňové prohlášení vyplněné a podepsané zaměstnancem;
4. d)prohlášení o ostatních osobních údajích zaměstnance podepsané zaměstnancem.

Při ukončení pracovního poměru zaměstnance je objednatel povinen předložit do 5 dnů od jeho výstupu písemnou výpověď, podle které bude zpracovatelem vystaven zápočtový list.

Objednatel je povinen předávat pro zpracování kontrolního hlášení k dani z přidané hodnoty originály dokladů, které budou dále splňovat tyto náležitosti:

1. A.u dokladů přesahujících hodnotu 10 000 Kč včetně daně z přidané hodnoty je objednatel povinen pro účely kontrolního hlášení zajistit kontrolu evidenčního čísla u všech těchto dokladů;
2. B.u vydaných faktur je objednatel povinen uvést daňové identifikační číslo odběratele (kód státu a kmenová část); v případě neplátců daně z přidané hodnoty (osob povinných k dani) nebo právnických osob nepovinných k dani se uvede daňové identifikační číslo podle daňového řádu;
3. C.zjistí-li objednatel po uplynutí lhůty k podání kontrolního hlášení, že v tomto kontrolním hlášení uvedl nesprávné nebo neúplné údaje, je povinen do 3 pracovních dnů ode dne zjištění nesprávných nebo neúplných údajů předat zpracovateli opravné daňové doklady nebo provedenou opravu k novému zpracování.

Pro případ prodlení objednatele s předáním podkladů zpracovateli je zpracovatel oprávněn uplatnit smluvní pokutu za takto pozdě předané podklady ve výši 500 Kč za každý i započatý den prodlení. Celková výše smluvní pokuty podle tohoto odstavce nepřesáhne za jeden kalendářní rok částku odpovídající trojnásobku měsíční paušální částky sjednané ve smlouvě.

Cena za vedení účetnictví nebo daňové evidence je uvedena ve smlouvě. Ceník doplňkových služeb tvoří součást těchto VOP a je objednateli zpřístupněn zasláním jeho úplného znění do e-mailové schránky uvedené ve smlouvě.

Ceny sjednané ve smlouvě a ceny uvedené v Ceníku doplňkových služeb se každoročně upraví o míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného indexu spotřebitelských cen za předchozí kalendářní rok, jak jej zveřejňuje Český statistický úřad. Upravené ceny jsou účinné od 1. dubna a zpracovatel je objednateli oznámí nejpozději do 28. února téhož roku. Byl-li přírůstek indexu záporný, ceny se sníží stejným způsobem. Úprava cen podle tohoto odstavce není změnou VOP a nezakládá právo podle čl. XI odst. 6 těchto VOP.

Jinou změnu cen než podle odstavce 2 provede zpracovatel postupem podle čl. XI odst. 4 až 7 těchto VOP.

Cena za služby ujednaná ve smlouvě, kterou uzavře zpracovatel s objednatelem, je měsíční paušální částka. Cena služeb je splatná na základě faktury. Faktura je odesílána běžnou poštou nebo e-mailem objednateli na adresu uvedenou ve smlouvě. Faktura je splatná nejpozději v den, který je vyznačen na této faktuře jako den její splatnosti. Za rozhodné se považuje datum připsání fakturované částky ve prospěch účtu zpracovatele, případně datum přijetí hotovosti.

Cena služeb nezahrnuje náhradu správních a jiných poplatků, cestovní výdaje při jízdě mimo obec sídla zpracovatele (6 Kč za kilometr), kopírování, poštovné, znalecké posudky, překlady a tlumočení, přepisy textů dodaných objednatelem a další náhrady, které v případě jejich vzniku budou objednatelem proplaceny zpracovateli v prokázané výši.

Náhrada výdajů nezahrnutých do ceny služeb je splatná na základě faktury. Faktura je odesílána běžnou poštou nebo e-mailem objednateli na adresu uvedenou ve smlouvě. Faktura je splatná nejpozději v den, který je vyznačen na této faktuře jako den její splatnosti. Za rozhodné se považuje datum připsání fakturované částky ve prospěch účtu zpracovatele, případně datum přijetí hotovosti.

Neuhradí-li objednatel fakturu nejpozději v den její splatnosti, souhlasí s tím, že mu bude účtován smluvní úrok z prodlení ve výši 0,1 % denně z celkové dlužné částky. Úrok z prodlení mu bude vyúčtován po zaplacení dlužné částky formou penalizační faktury.

Zpracovatel si vyhrazuje právo nepředat svou hotovou práci objednateli v případě, pokud objednatel neuhradil v době splatnosti sjednanou cenu (paušální částku) za služby, nebo pokud zpracovatel eviduje u objednatele jiné své neuhrazené pohledávky po splatnosti. Tím není dotčen čl. VIII odst. 6 těchto VOP.

Ke sjednané ceně služeb bude účtována přirážka do výše 2 500 Kč bez daně z přidané hodnoty v případech, kdy vinou objednatele dojde k přepracování již hotových výstupních materiálů, hlášení nebo daňového přiznání.

Pro případ, že dojde k předčasnému ukončení smlouvy uzavřené mezi objednatelem a zpracovatelem, na kterou se vztahují tyto VOP, je objednatel povinen zpracovateli uhradit paušalizovanou náhradu nákladů za činnosti spojené s ukončením tohoto smluvního vztahu, zejména za přípravu a předávání účetních dokladů, dokumentů a písemností a za sepsání předávacích protokolů. Paušalizovaná náhrada nákladů dle předchozí věty činí částku ve výši 7 500 Kč bez daně z přidané hodnoty a objednatel ji uhradí na základě zpracovatelem vystavené faktury. Povinnost podle tohoto odstavce nevzniká, ukončil-li smluvní vztah zpracovatel bez uvedení důvodu podle čl. X odst. 4 těchto VOP, ani vypověděl-li objednatel smlouvu podle čl. XI odst. 6 těchto VOP.

V ceně služeb není zahrnuta náhrada za uložení a archivaci účetních a daňových dokladů, písemností, smluv a jiných dokladů. Toto ustanovení se nevztahuje na účetní a daňové doklady, písemnosti, smlouvy a jiné doklady uložené a archivované zpracovatelem v čase neuzavřeného a zpracovávaného účetnictví objednatele, ani na elektronický archiv podle čl. VIII těchto VOP.

Strany sjednávají, že v případě prodlení objednatele s úhradou fakturované částky nebo její části má zpracovatel jako věřitel právo na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním každé, tj. i dílčí, pohledávky vyplývající z individuální smlouvy a těchto VOP ve výši 3 500 Kč. Tato částka nahrazuje minimální výši nákladů stanovenou § 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb. a započítává se na náhradu nákladů řízení přiznanou zpracovateli soudem v téže věci.

Zpracovatel může být při jednotlivých úkonech zastoupen jednatelem či svým zmocněncem, případně může k takovýmto úkonům pověřit svého zaměstnance; za tyto úkony je odpovědný zpracovatel.

Objednatel je povinen poskytovat písemně do 48 hodin i na základě e-mailového nebo telefonického dotazu zpracovatele potřebnou součinnost pro činnost zpracovatele dle sjednané smlouvy a informovat ho neprodleně o všech skutečnostech, které mají vztah ke sjednaným službám.

Strany se dohodly, že vzájemný styk bude uskutečňován v pracovní dny v době od 8.00 do 11.00 hodin a od 13.00 do 16.00 hodin.

V případě penalizace ze strany finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny za zaviněné nedostatky, za které zpracovatel dle těchto VOP odpovídá, uhradí vyměřené penále objednateli zpracovatel. V ostatních případech hradí vyměřené penále objednatel.

Vytěžování celého obsahu databáze nebo její kvalitativně nebo kvantitativně podstatné části a právo udělit jinému oprávnění k výkonu tohoto práva (viz čl. II odst. 19 těchto VOP) řeší samostatná Licenční smlouva.

Zpracovatel v rámci sjednaných služeb vytváří a vede pro objednatele elektronický archiv (dále i archiv). Archiv obsahuje inventurní soupisy, protokoly o provedených inventurách a inventarizační zápisy podle čl. IV odst. 11 těchto VOP a dále dokumenty, které se k nim bezprostředně vztahují a které objednatel zpracovateli za tímto účelem předal nebo které zpracovatel na jejich základě vyhotovil. Jiné dokumenty se do archivu zařazují pouze na základě písemné dohody stran, která zároveň určí jejich rozsah.

Zřízení archivu je součástí sjednaných služeb. Cena za zřízení archivu uvedená v Ceníku doplňkových služeb se objednateli nefakturuje, trvá-li smluvní vztah alespoň 24 měsíců ode dne zřízení archivu. Skončí-li smluvní vztah dříve z důvodů na straně objednatele, uhradí objednatel poměrnou část ceny za zřízení archivu ve výši jedné dvacetičtvrtiny této ceny za každý celý kalendářní měsíc chybějící do 24 měsíců.

Důvodem na straně objednatele podle odstavce 2 je výpověď objednatele podle čl. X odst. 5 těchto VOP, zrušení závazku podle čl. X odst. 6 těchto VOP, ukončení smlouvy dohodou z podnětu objednatele a výpověď zpracovatele pro prodlení objednatele s úhradou ceny služeb. Důvodem na straně objednatele není výpověď objednatele podle čl. XI odst. 6 těchto VOP ani výpověď zpracovatele podle čl. X odst. 4 těchto VOP.

Archiv je po dobu trvání smluvního vztahu zpracovatelem průběžně spravován, aktualizován a doplňován. Cena za správu archivu se stanoví podle jeho velikosti ve formátu ZIP a je uvedena v Ceníku doplňkových služeb. Rozhodná je velikost archivu k poslednímu dni kalendářního měsíce, za který se cena účtuje, zaokrouhlená na celé megabajty směrem dolů. Na žádost objednatele mu zpracovatel bez zbytečného odkladu sdělí velikost archivu a předá soupis dokumentů, které archiv obsahuje. Cena za správu archivu za jeden kalendářní měsíc nepřesáhne částku uvedenou v Ceníku doplňkových služeb.

Na žádost objednatele zpracovatel archiv kdykoli, i za trvání smluvního vztahu, vyhotoví a předá objednateli za cenu stanovenou Ceníkem doplňkových služeb. Cena se stanoví podle velikosti předávaného souboru ve formátu ZIP, zaokrouhlené na celé megabajty směrem dolů. Cena za předání archivu nepřesáhne částku uvedenou v Ceníku doplňkových služeb.

Ustanoveními odstavců 2 až 5 není dotčeno právo objednatele na vydání účetních záznamů, které mu zpracovatel předal nebo které pro něj vyhotovil, a na vydání osobních údajů zpracovávaných podle čl. IX těchto VOP. Tyto záznamy a údaje vydá zpracovatel objednateli v běžně používaném a strojově čitelném formátu, a to bez samostatné úplaty a bez ohledu na stav vzájemných závazků; ustanovení čl. V odst. 8 a čl. X odst. 7 těchto VOP se na ně nepoužijí.

Pro účel oboustranné e-mailové komunikace mezi objednatelem a zpracovatelem je objednatel povinen si převzít osobně od zpracovatele šifrovací kód, a to proti podpisu předávacího protokolu.

Zpracovává-li zpracovatel při plnění smlouvy osobní údaje, činí tak v postavení zpracovatele osobních údajů a objednatel v postavení správce. Tento článek je smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále i GDPR).

Předmětem a povahou zpracování je vedení mzdové a personální evidence, plnění povinností objednatele vůči orgánům veřejné moci a vedení účetnictví nebo daňové evidence v rozsahu sjednaném ve smlouvě. Účelem zpracování je poskytnutí sjednaných služeb a splnění právních povinností objednatele. Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy a dále po dobu, po kterou je zpracovatel povinen uchovávat dokumenty podle právních předpisů.

Zpracováván je zejména tento typ osobních údajů: identifikační a kontaktní údaje, rodné číslo, údaje o pracovněprávním nebo obdobném vztahu, mzdové údaje, údaje o srážkách ze mzdy včetně výkonu rozhodnutí a exekuce, údaje o vyživovaných osobách, bankovní spojení a údaje o překážkách v práci včetně dokladů o dočasné pracovní neschopnosti. Kategoriemi subjektů údajů jsou zaměstnanci objednatele, osoby činné na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, členové orgánů a společníci objednatele a kontaktní osoby jeho obchodních partnerů. Údaje o zdravotním stavu zpracovává zpracovatel výhradně v rozsahu nezbytném pro plnění povinností v oblasti pracovního práva a sociálního zabezpečení podle čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR.

Zpracovatel se zavazuje, že

1. a)bude osobní údaje zpracovávat pouze na základě doložených pokynů objednatele, ledaže mu zpracování ukládá právní předpis; v takovém případě objednatele o tomto právním požadavku před zpracováním informuje,
2. b)zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti,
3. c)přijme opatření požadovaná čl. 32 GDPR,
4. d)nezapojí do zpracování dalšího zpracovatele bez předchozího písemného povolení objednatele a uloží mu tytéž povinnosti, jaké jsou uvedeny v tomto článku,
5. e)bude objednateli nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů o výkon jejich práv a při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR,
6. f)po ukončení poskytování služeb osobní údaje podle rozhodnutí objednatele vymaže nebo je objednateli vrátí a vymaže existující kopie, nevyžaduje-li jejich uložení právní předpis,
7. g)poskytne objednateli informace potřebné k doložení splnění povinností podle tohoto článku a umožní audit včetně inspekce prováděné objednatelem nebo jím pověřeným auditorem a k tomuto auditu přispěje,
8. h)neprodleně objednatele informuje, má-li za to, že jeho pokyn porušuje GDPR nebo jiný předpis o ochraně osobních údajů.

Zpracovatel ohlásí objednateli každé porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, nejpozději však do 24 hodin.

Smlouva o vedení účetnictví, resp. daňové evidence či případných doplňkových služeb se uzavírá na dobu určitou, která je stanovena ve smlouvě.

Účinnost smlouvy počíná běžet dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

Smlouva se automaticky prodlužuje o dalších 12 měsíců v případě, že žádná ze smluvních stran ve lhůtě do 60 kalendářních dnů před uplynutím doby, na kterou je smlouva uzavřena, nedoručí druhé straně oznámení, že si toto prodloužení nepřeje a že trvá na ukončení smlouvy ve lhůtě, na kterou je uzavřena.

Individuální smlouvu uzavřenou mezi zpracovatelem a objednatelem může zpracovatel vypovědět bez udání důvodů a bez výpovědní doby. Smluvní vztah tak zanikne okamžikem doručení takové výpovědi. Zpracovatel je oprávněn vypovědět příslušnou smlouvu i elektronicky, a to zasláním zprávy na e-mailovou adresu objednatele, která je uvedena v záhlaví příslušné smlouvy nebo jinak sdělená, přičemž jak objednatel, tak zpracovatel uznávají autenticitu takto odesílaných zpráv. Zprávy odeslané na příslušnou e-mailovou adresu se považují za doručené dnem, kdy byly úspěšně odeslány na danou adresu.

Individuální smlouvu uzavřenou mezi zpracovatelem a objednatelem může objednatel vypovědět bez udání důvodů s výpovědní dobou 6 měsíců; výpovědní doba začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.

Závazek vyplývající ze smlouvy uzavřené mezi zpracovatelem a objednatelem může být zrušen, pokud objednatel zaplatí zpracovateli částku odpovídající pětinásobku měsíční paušální částky uvedené ve smlouvě. Závazek se ruší s účinky ex nunc okamžikem, kdy zpracovatel obdrží odstupné buď v hotovosti, nebo připsáním ve prospěch bankovního účtu uvedeného v záhlaví příslušné smlouvy.

V případě ukončení smlouvy budou veškeré doklady a účetní výkazy objednateli předány zpracovatelem až po vyrovnání veškerých finančních závazků objednatele vůči zpracovateli. Tím není dotčen čl. VIII odst. 6 těchto VOP.

Strany smlouvy se zavazují, že veškeré spory se budou snažit řešit smírnou cestou. Nebude-li vyřešení sporu smírnou cestou možné, může kterákoliv strana této smlouvy podat návrh (žalobu) na vyřešení sporu v souladu s obecně závaznými právními předpisy u věcně a místně příslušného soudu.

Tyto Všeobecné obchodní podmínky byly vydány dne 5. 8. 2026 a jsou platné a účinné od 1. 11. 2026.

Platné Všeobecné obchodní podmínky včetně Ceníku doplňkových služeb zpracovatel zpřístupňuje objednateli zasláním jejich úplného znění do e-mailové schránky uvedené ve smlouvě.

Zpracovatel je oprávněn tyto VOP jednostranně změnit v rozsahu vyvolaném změnou právních předpisů nebo jejich výkladu, změnou rozsahu, technického nebo organizačního způsobu poskytování služeb, změnou používaného programového vybavení nebo způsobu předávání a uchovávání dokumentů, anebo změnou v nabídce doplňkových služeb. V jiném rozsahu lze VOP změnit pouze dohodou stran.

Změnu VOP oznámí zpracovatel objednateli v úplném znění, a to elektronicky na adresu uvedenou ve smlouvě, nejméně dva měsíce přede dnem navrhované účinnosti změny. V oznámení zpracovatel objednatele poučí o právu podle odstavce 6 a o následku jeho nevyužití podle odstavce 7.

Objednatel je oprávněn změnu VOP odmítnout a z tohoto důvodu smlouvu vypovědět, a to nejpozději v den předcházející dni účinnosti změny. Výpovědní doba činí dva měsíce a počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena zpracovateli. Po dobu běhu této výpovědní doby se smluvní vztah řídí dosavadním zněním VOP. Na výpověď podle tohoto odstavce se nepoužijí ustanovení čl. X odst. 5, čl. X odst. 6 ani čl. V odst. 10 těchto VOP a objednatel není povinen hradit v souvislosti s ní paušalizovanou náhradu nákladů, odstupné ani jinou obdobnou platbu.

Nevyužije-li objednatel právo podle odstavce 6, nabývá změna VOP účinnosti dnem uvedeným v oznámení.